Comment maintenir notre esprit d’équipe quand l’équipe est soudainement en “full remote” ?
Comme beaucoup d’équipes en ce moment, votre quotidien est bouleversé par une équipe à 100% en télétravail. On pourrait, dans un premier temps, penser que cela ne va pas impacter notre travail et que les métiers du développement informatique s’adaptent assez bien à la situation. Mais un projet qui fonctionne bien, c’est un collectif qui a su développer un esprit d’équipe. La problématique de maintenir votre esprit collaboratif risque de rapidement se faire sentir ! Voici quelques idées à mettre en place dans vos équipes, agrémentées de retour d’expérience des Valeurieux !
Le premier rituel d’une équipe dans la journée : le café !
Le café est un moment important ! C’est le lieu des retrouvailles, le lieux où l’équipe va créer du lien. On y parle boulot mais pas seulement. Cette routine quotidienne va permettre à vos équipes d’apprendre à se connaître en se retrouvant dans une atmosphère conviviale.
Pourquoi ne pas garder ce rituel via une conférence téléphonique avec webcam ! Cela permettra à chacun de se voir, ce sera l’occasion pour vous de présenter vos enfants, vos chats, etc… et d’avoir un moment de partage et de détente avant de commencer votre journée de travail.
Ces retrouvailles à distance peuvent avoir du mal à démarrer au début. Qui parle ? Pour raconter quoi ? Profitez-en pour lancer des petits ices-breakers qui vous permettront de mieux vous connaître.
Quelques idées :
Le secret story : Chaque matin, un membre de l’équipe raconte trois choses sur lui. Parmi ces trois choses, deux sont vraies et l’une est un mensonge. Au reste de l’équipe de deviner quelle anecdote est un mensonge.
Les chiffres : Chaque matin, un membre de l’équipe donne trois chiffres significatifs pour lui. Les autres membres de l’équipe doivent essayer de deviner la signification de ces chiffres. Cela marche aussi avec trois mots.
Voyageons : Puisqu’on est tous enfermés, c’est le moment de se faire voyager ! Chaque jour, un membre de l’équipe présente une photo de vacances. Le reste de l’équipe doit deviner l’endroit de la photo.
Certaines entreprises ont mis en place des salles de pause virtuelles en laissant une conférence téléphonique ouverte en permanence. Chacun se connecte quand il le souhaite, il est aussi possible de proposer à des collègues de se retrouver dans la salle pour prendre un café. C’est une occasion pour créer du lien dans toute l’entreprise en mettant en contact des personnes qui n’ont pas l’opportunité de se croiser habituellement.
Quelques outils qu’on vous conseille pour la pause café à distance : Discord, Zoom, Teams.
Le daily à distance
On commence à voir de plus en plus de monde assister à distance au daily stand-up meeting (DSM) avec le développement du télétravail. Cela ne devrait donc pas vous poser trop de difficultés. Encore une fois, n’hésitez pas à proposer l’utilisation de la webcam et l’un de vous peut partager son écran pour que vous puissiez regarder tous ensemble le board.
N’hésitez pas à faire plusieurs daily par jour afin de conserver du liant. Petit retour d’expérience de Flavien : « J’avais peur que le deuxième soit en trop mais à l’usage je vois qu’il est nécessaire pour le moment. Ne serait-ce que pour relancer la motivation. »
La bonne nouvelle c’est que certaines équipes vont peut-être enfin prendre le goût à cette réunion quotidienne comme en témoigne Antoine : « On fait enfin un DSM tous les matins »
Quelques outils qu’on vous conseille pour la visio-conférence : Skype, Zoom, Whereby, Join me, Hangout.
La communication au quotidien
Dès la fin du daily, chacun part dans ses taches mais on se rend rapidement compte que l’on a une question pour son collègue préféré voire même pour l’ensemble de l’équipe. Restez tous connectés en utilisant des outils de communication collaboratifs ! Slack est un bon exemple de logiciel gratuit qui vous permettra de rester en contact soit via des échanges privés soit via « des chaînes » avec l’ensemble ou une partie de l’équipe. C’est un outil que nous avons adopté depuis plusieurs années maintenant chez Valeuriad. Malgré nos différentes prestations, il nous sert à maintenir du lien entre tous les coéquipiers mais aussi à s’entraider.
Un outil similaire conseillé par nos Valeurieux : Mattermost
Notre petit conseil après plusieurs années d’usage : Garder un espace pour les annonces importantes (celles que tout le monde doit absolument lire). On se retrouve vite avec des chaînes où on a 50 messages par jour. Si quelqu’un est absent, il ne prendra pas le temps de tout lire à son retour.
Vous pouvez aussi créer des échanges moins professionnels juste pour permettre aux équipes de garder un contact. Cela peut être notamment le cas des équipes composées de prestataires dont la mission a été temporairement suspendue. C’est le cas de Nathalie : « On a juste créé un groupe WhatsApp avec toutes les personnes du service pour se donner des nouvelles et surtout soutenir ceux qui font du télétravail chez eux ».
Créer des points de rencontre
Avec cette situation d’isolement des équipes, il peut être intéressant de créer un point de rencontre hebdomadaire où les membres de l’équipe pourront se retrouver. C’est le moment de se partager des connaissances, de la veille, des conseils pour l’utilisation d’un outil, de la relecture de code en groupe… Le sujet est libre et selon vos besoins mais cela viendra remplacer les points qui peuvent se créer naturellement quand on travaille tous dans la même pièce.
Petite astuce : Pour que cela fonctionne, il faut que l’un de vous se charge de planifier les points et de maintenir à jour le programme des prochains points. Cette personne ne doit pas être l’animateur de la réunion, il faut juste motiver ses collègues à proposer un sujet, qu’ils porteront lors d’un des créneaux programmés.
L’animation de la rétrospective à distance
Un des moments forts d’une équipe agile, c’est la rétrospective. On se réunit tous pour échanger ensemble sur la dernière période. Pas toujours facile d’adapter le format pour le faire avec tous les membres à distance. Les post-it ne sont plus très utiles et ce n’est pas un exercice évident de faire discuter une grosse équipe au téléphone.
Heureusement, il existe pas mal d’outils qui permettent de remplacer les post-it et proposent des espaces d’échanges collaboratifs. Vous trouverez notamment l’outil Klaxoon mais j’ai aussi eu l’occasion de tester l’outil Draft.io qui était vraiment bien.
N’hésitez pas non plus à faire des sous-groupes qui échangent à 2 ou 3 avant de venir échanger avec l’ensemble du groupe. Par exemple, le format « Le parti politique » pourrait très bien s’adapter à distance. Certains logiciels collaboratifs permettent d’ailleurs de faire des salles de réunions virtuelles en parallèle tels que IObeya.
Un autre témoignage de rétrospective à distance avec l’utilisation de l’outil Miro.
Chacun a ses propres contraintes
Afin de vivre au mieux cette période avec l’ensemble de l’équipe, je vous conseille de prendre le temps de tous partager vos contraintes. Nous allons devoir travailler tous ensemble en ayant des contraintes liées à notre vie personnelle. Certains ont leurs enfants à la maison, ils seront donc peut-être plus disponibles au moment de la sieste. D’autres ont des conjoints en horaires décalées et des petits appartements. Ils sont donc limités sur le bruit qu’ils font le matin. En prenant en compte au mieux les contraintes des membres de l’équipe, on pourra trouver le rythme qui nous convient à tous sans mettre personne mal à l’aise.
N’hésitez pas à aller voir le retour d’entreprises qui travaillent quotidiennement en full remote :
Charline, Agiliste chez Valeuriad
